L’équipe Services immobiliers et Activités de l'entreprise/ Property & Corporate Services (« PCS ») de Crédit Agricole Activité de l'entreprise & Investment Bank est responsable des services activités de l'entreprise et de l’entretien et de la sécurité des bureaux au Canada. L’équipe coordonne les projets immobiliers (acquisition, cession et rénovation) avec les équipes PCS à New York et Paris et assure les activités d’achats non informatiques et administre également la fonction de Secrétariat aux Activités de l'entreprise (délégations de pouvoirs).

Responsable du fonctionnement global et de la supervision des services immobiliers et Activités de l'entreprise, qui comprennent les domaines suivants : gestion des Contrats, services de bureau, achats non informatiques, services de courrier et de messagerie, sécurité, projet de rénovation, y compris la coordination du consultant externe et de la gestion du programme d’assurance.

Responsabilités et fonctions :

Le responsable est personnellement responsable de l’organisation, de la définition des priorités et de la qualité de toutes les tâches ci-dessus relatives aux PCS.

Ce rôle implique de définir une planification PCS, de céder des tâches, de travailler avec différents services et de participer à des comités (santé et sécurité, équipe de gestion des crises, etc.).

Le gestionnaire des PCS est responsable de la qualité de toutes les tâches qui relèvent du périmètre des PCS.

Les aspects qualitatifs sont suivis au moyen d’indicateurs de performance clés. Les contrôles PCS standard sont enregistrés mensuellement dans l’outil COSMOS et les incidents (lorsqu’ils se produisent) sont signalés en temps voulu à l’unité de gestion et de contrôle permanent et des risques.

Le gestionnaire du PCS supervise un poste subalterne interne et des fournisseurs de biens et services externes, y compris, mais sans s’y limiter, ceux qui fournissent la construction, le nettoyage, l’entretien, les services alimentaires, l’ameublement, la sécurité, les biens et services de sécurité.

Gestion des contrats, Immobilier, et Sécurité 

-Supervision de l’équipe de la PCS, y compris la définition des objectifs, la contribution à l’évaluation de fin d’exercice, etc

-Superviser les activités des unités qui relèvent directement du poste et qui participent aux réunions concernant les domaines relevant de la responsabilité.

-Superviser les contrats de bureaux à Montréal et à Toronto, y compris les locaux sous-loués à d’autres.

-Organiser et coordonner les reconfigurations et les déménagements des services internes ainsi que les nouvelles installations, en veillant à ce qu’ils soient effectués dans les délais et les budgets établis.

-Diriger les initiatives d’approvisionnement du Ministère en coordination avec Global Sourcing & Procurement (GSP) et travailler avec les services juridiques dans les processus de demande de propositions et dans la passation de marchés de biens et de services liés aux locaux.

Qualité et contrôles :

-Veiller à ce que tous les locaux soient conformes à tous les codes locaux et nationaux relatifs à la construction, à l’occupation, à la sûreté et à la sécurité des contrats de bureaux

-Définir des KPI en coordination avec les PCS de New York et Paris et la direction locale

-Contrôler la gestion des factures, contrôler la bonne exécution par rapport aux ordres, garantir des paiements sans délai.

-Formaliser et contrôler l’exécution des services fournis par les prestataires externes

-Préparer, extraire et partager des enregistrements de présence sur site; améliorer l’efficacité des contrôles et des extraits informatiques des enregistrements de présence dans la base de données

Autres responsabilités :

- Responsable de la mise à jour des mesures et procédures du service SCP

-Assurer la liaison avec PCS Paris sur les initiatives concernant les locaux de bureaux

-Exerce les fonctions d’un gestionnaire en ce qui a trait à la supervision de tout le personnel du departement

-Gestion de la facturation : capacité à contrôler les ordres passés en temps utile, l’exécution et la livraison, le suivi et le paiement des services

-Expérience en gestion de contrats et/ou services d'activité de l'entreprise, projets

-Connaissances/expérience liées au système de CVC, expérience de la direction des stratégies immobilières à l’appui du plan d’affaires de l’organisation, expertise dans la conception, la mise en œuvre et l’évaluation de programmes dans les contrats physiques, l’accessibilité, les questions environnementales, etc., la certification LEED est un atout

-Connaissance des systèmes d’infrastructure MEP et des processus généraux de construction (Location de bureaux et pratiques contractuelles)

-Capacité à effectuer plusieurs tâches et à travailler de façon autonome sous pression

-Capacité à définir des priorités, à réaliser des projets, à respecter une planification définie

-Solides compétences de suivi et d’organisation avec une attention aux détails

-Capacité à négocier des contrats et à optimiser les coûts

-Compétences analytiques et gestion de projet

-Excellentes capacités interpersonnelles et multitâches

- Compétences en communication orale et écrite en anglais et en français requises (vous serez amené à servir des clients anglophones et à travailler avec des collègues anglophones)